Ontslag op staande voet na poging bedrijfsbestanden naar Google AI te uploaden: mag dat zomaar?

De grens tussen werk en privé is diffuser dan ooit. Bestanden staan in de cloud, AI-tools staan altijd aan en met één klik is een heel bedrijfsarchief ergens anders. Maar wat voor een werknemer wellicht voelt als praktisch en onschuldig, kan voor een werkgever een nachtmerrie zijn – en voor de arbeidsrelatie fataal. Zo ook in deze kwestie.

Achtergrond van de zaak

Een senior directeur is met zijn werkgever verwikkeld in onderhandelingen over de beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst. Gedurende de onderhandelingen verstuurt de werknemer diverse bestanden uit de bedrijfsomgeving van werkgever naar zijn privé e-mailadres. Daarnaast heeft hij op 19 november 2025 om 07:00 uur geprobeerd het hele bestand van zijn zakelijke computer naar Gemini over te zetten. Dat is echter niet gelukt, omdat het securitysysteem het downloaden heeft verhinderd en werknemer heeft geblokkeerd. Diezelfde dag wordt hij door zijn werkgever aangesproken op het feit dat hij (al eerder) bedrijfsbestanden naar zijn privé e-mailadres had verstuurd. In dat gesprek zwijgt hij over zijn uploadpoging naar Gemini eerder die dag. Dat laatste komt op 24 november 2025 naar aanleiding van intern onderzoek alsnog aan het licht, waarna werknemer op staande voet wordt ontslagen. De werknemer is het er niet mee eens en verzoekt de rechter het ontslag op staande voet te vernietigen.

Het oordeel van de kantonrechter

De kantonrechter van de Rechtbank Amsterdam komt tot de conclusie dat de gedragingen van de werknemer ernstig verwijtbaar zijn en derhalve een dringende reden voor ontslag op staande voet opleveren. De kantonrechter wijst het verzoek van de werknemer tot vernietiging van het ontslag op staande voet dan ook af.

De werknemer heeft meerdere bestanden uit de bedrijfsomgeving van werknemer naar zijn privé e-mailadres verzonden en daarnaast de ochtend van 19 november 2025 het hele bestand van zijn zakelijke computer willen uploaden naar Gemini. Dat mag niet, zo is de kantonrechter duidelijk. Dat staat met heldere bewoordingen in de arbeidsovereenkomst van werknemer en in de Code of Business Conduct Policy. Dat had werknemer, zeker gelet op zijn positie als senior directeur binnen de organisatie met een bijbehorend salaris, moeten weten. Nu werknemer dit heeft gedaan terwijl partijen bezig waren met beëindigingsonderhandelingen, maakt dat naar het oordeel van de kantonrechter sprake is van een dringende reden.

Volgens de werknemer is hij zelf gestopt met het downloaden van de bestanden. Kennelijk wil hij daarmee zeggen dat hij tijdig tot inkeer is gekomen dat dit niet door de beugel kon. Daar is echter geen enkele aanwijzing voor. De kantonrechter stelt vast dat het security systeem het downloaden in ieder geval heeft verhinderd en werknemer heeft geblokkeerd. Dat werknemer uit zichzelf is gestopt met downloaden kan dan ook niet worden vastgesteld, maar ook als hij wel uit zichzelf is gestopt, geldt dat alleen het beginnen met downloaden al ernstig verwijtbaar is. Daarbij weegt de kantonrechter mee dat werknemer tijdens het gesprek van 19 november 2025, waarin hij werd aangesproken op het mailen van de bestanden naar zijn privé e-mailadres – wat niet mocht en hetgeen werknemer wist en waarvan werknemer ter zitting ook heeft gezegd dat dat een fout was – niet heeft aangegeven dat hij diezelfde ochtend om 07:00 uur geprobeerd heeft de bestanden te downloaden. De kantonrechter kan werkgever volgen dat zij ook daardoor het vertrouwen in werknemer is verloren. Dat is aan hemzelf te wijten door op dat moment geen openheid van zaken te geven. Het ontslag op staande voet blijft in stand.

Conclusies

Is het sturen van bedrijfsdocumenten naar een privé e-mailadres of een AI-tool altijd reden voor ontslag op staande voet? Vanzelfsprekend niet. Niet in de laatste plaats speelt de context een belangrijke rol: heeft de werknemer een goede verklaring en om wat voor bedrijfsgegevens gaat het, zijn dan belangrijke vragen.

Feit is wel dat in de praktijk regelmatig situaties voorkomen waarin werknemers bedrijfsgegevens buiten de bedrijfsbeveiligde omgeving van de organisatie brengen. Dat is om allerlei redenen onwenselijk, niet acceptabel en kan een dringende reden voor ontslag opleveren.

Wil je hier als werkgever goed arbeidsrechtelijk tegen op kunnen treden, dan geeft deze uitspraak van de kantonrechter wel een aantal handvatten. Zo knoopt de kantonrechter hier uitdrukkelijk aan bij de arbeidsovereenkomst en intern beleid, waarin kennelijk helder in was opgenomen dat het buiten de organisatie brengen van bedrijfsgegevens niet is toegestaan. Duidelijke regels over wat wel en niet is toegestaan binnen de organisatie op gebied van AI en het verspreiden van bedrijfsgegevens, maakt het makkelijker arbeidsrechtelijke consequenties te verbinden aan handelen van werknemers dat hiermee in strijd is. De norm binnen de organisatie is dan immers duidelijk. Ook vindt de kantonrechter de hoge functie van de werknemer relevant; van zo’n iemand mag bij uitstek worden verlangd dat hij weet dat dit niet is toegestaan. Het feit dat de werknemer geen openheid van zaken geeft van zijn handelen op het moment dat hij daarop werd aangesproken, neemt de kantonrechter de werknemer ook zeer kwalijk. Hiermee wordt het vertrouwen van de werkgever in de werknemer geschaad. Tot slot is ‘timing’ van de gedragingen relevant. Juist op het moment dat partijen onderhandelen over een vertrekregeling, grijpt de werknemer naar bedrijfsgevoelige informatie – een omstandigheid die de kantonrechter expliciet meeweegt. Dit zien wij in de praktijk vaker, werknemers die in de aanloop naar een vertrek bestanden veiligstellen die zij denken later nodig te hebben. Dat kan gaan om eigen werkstukken, contactenlijsten, offertes of strategische documenten. Dat is uiteraard niet toegestaan.

Tips voor de werkgever

Deze zaak laat zien dat een ontslag op staande voet bij het naar buiten brengen van bedrijfsgevoelige informatie standhoudt. Onze praktische tips om makkelijker op te treden:

• Stel een AI-beleid op en maak daarin duidelijk welke AI-tools wel en niet gebruikt mogen worden en wat de regels zijn rondom het uploaden van bedrijfsinformatie. Zorg dat het beleid schriftelijk wordt vastgelegd en dat werknemers het aantoonbaar hebben ontvangen.
• Neem een expliciete bepaling op in de arbeidsovereenkomst over het verbod op het delen of uploaden van bedrijfsvertrouwelijke informatie buiten de beveiligde bedrijfsomgeving, inclusief externe AI-diensten.
• Zorg voor adequate technische maatregelen, zoals beveiligingssystemen die uploaden naar externe diensten detecteren of verhinderen. In deze zaak redde dat beveiligingssysteem de werkgever letterlijk.
• Wees alert bij beëindigingsonderhandelingen: overweeg tijdig de toegangsrechten van de werknemer te beperken of te monitoren, en documenteer alle stappen nauwkeurig.
• Handel snel na ontdekking: een ontslag op staande voet vereist dat de werkgever onverwijld (zo snel als mogelijk) handelt nadat hij bekend is geworden met de dringende reden. Treuzelen kan fataal zijn voor de rechtsgeldigheid van het ontslag.

Gepubliceerd op LinkedIn, 3 september 2026