Geplaatst is niet hetzelfde als ontvangen; een aanzegging in HR-portaal volstaat niet

Loopt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd binnenkort af? Dan moet u als werkgever de werknemer tijdig en schriftelijk laten weten of het contract wordt verlengd. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Dat blijkt ook uit een recente uitspraak van de kantonrechter in Rotterdam van 18 september 2026 (ECLI:NL:RBROT:2026:12256). Daar moest de werkgever alsnog een maandsalaris betalen, omdat zij niet kon aantonen dat de werknemer de aanzegbrief had ontvangen.

Wat houdt de aanzegverplichting in?

De aanzegverplichting is geregeld in artikel 7:668 van het Burgerlijk Wetboek. Heeft een werknemer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van zes maanden of langer? Dan moet de werkgever hem uiterlijk één maand vóór de einddatum schriftelijk laten weten: 1) of de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet; en 2) zo ja, onder welke voorwaarden.

Het gaat om een mededeling van de werkgever over de afloop van het contract. Ook als u het contract wél wilt verlengen bent u verplicht dit aan te zeggen. Wie tijdig laat weten dat het contract onder dezelfde voorwaarden doorloopt, voldoet dus ook aan de verplichting.

De aanzegtermijn

De aanzegging moet de werknemer uiterlijk één maand vóór het einde van het contract bereiken. Dat is belangrijk: het gaat niet om de datum waarop de brief is verstuurd of klaargezet. Het gaat om het moment waarop de brief de werknemer heeft bereikt. Loopt de arbeidsovereenkomst af op 2 maart, dan moet de werknemer de aanzegging uiterlijk op 2 februari hebben ontvangen.

Wat als u te laat bent of helemaal niet aanzegt? Dan heeft de werknemer recht op een aanzegvergoeding. Zegt u helemaal niet aan, dan is dat één maandsalaris. Zegt u te laat aan, dan gaat het om een bedrag naar rato van het aantal dagen dat u te laat bent. Voor het vorderen van de aanzegvergoeding geldt een vervaltermijn van drie maanden. Dit betekent dat de werknemer de vergoeding binnen drie maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst bij de rechter moet vorderen.

Wat speelde er nou in de uitspraak van de rechtbank Rotterdam?

In deze zaak liep de arbeidsovereenkomst van rechtswege af op 2 maart 2026. Partijen waren het erover eens dat de werkgever uiterlijk op 2 februari 2026 moest aanzeggen. De werkgever stelde dat zij dat had gedaan met een brief van 28 januari 2026. De werknemer ontkende dat hij die brief had ontvangen.

De werkgever moest bewijzen dat de werknemer de brief heeft ontvangen. De kantonrechter oordeelde dat de brief pas “werking” heeft als de werkgever aantoont dat de werknemer hem heeft ontvangen. Of de werkgever moet aantonen dat het aan de werknemer zelf ligt dat de brief hem niet heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Pas op de zitting bleek dat de brief niet per post was verstuurd, maar in het online portaal van AFAS was geplaatst. De werkgever kon niet duidelijk uitleggen hoe de werknemer had moeten weten dat hij in het portaal moest kijken. Zij zei dat hij een “bericht”, “mailtje” of “pushmelding” had ontvangen, maar kon dat bericht niet laten zien. Dat vond de kantonrechter onvoldoende.

Uit de uitspraak volgt ook dat een einddatum op de loonstrook geen aanzegging is. Op de loonstroken van januari tot en met maart stond “uit dienst 02-03-2026”. Volgens de kantonrechter is dat geen schriftelijke mededeling dat het dienstverband niet wordt voortgezet.

Werkgever stelde nog dat zij een brief had verstuurd op 2 maart 2026. De rechter oordeelde dat zelfs als die brief zou kunnen worden gezien als een aanzegging, die dan pas is gestuurd op de einddatum van de arbeidsovereenkomst. Daarmee is geen sprake van een tijdige aanzegging.

De werkgever moest een aanzegvergoeding van één basis maandsalaris betalen. Een prestatieafhankelijke bonus telde niet mee als loon voor de aanzegvergoeding, ook al had de werknemer die bijna elke maand ontvangen.

Tot slot

In de praktijk zien we regelmatig dat brieven worden klaargezet in een HR-portaal zoals AFAS. Gebruik een HR-portaal niet als enig communicatiekanaal. Een document in AFAS of een ander systeem zetten is onvoldoende als u niet kunt aantonen dat de werknemer het heeft gezien. Bewaar in elk geval de notificatie en het leesbewijs.

Zorg dat u de ontvangst van de aanzegbrief kunt bewijzen. Stuur de aanzegbrief bijvoorbeeld aangetekend én per e-mail. Of overhandig de brief persoonlijk en laat de werknemer een kopie tekenen voor ontvangst.

De aanzegverplichting is een kleine administratieve handeling met een financieel risico dat u eenvoudig kunt voorkomen. Wilt u uw standaardbrieven laten controleren? Neem dan gerust contact met ons op.

Gepubliceerd op LinkedIn, 1 oktober 2026