Terugbetalen studiekosten: maak vooraf goede afspraken!

Het is zeker niet ongebruikelijk om met een werknemer afspraken te maken over het terugbetalen van studiekosten die u als werkgever betaalt. Maar, let dan wel goed op dat u afspraken maakt die duidelijk zijn en voldoen aan de criteria die in de rechtspraak zijn ontwikkeld. Zo komt het nog geregeld voor dat er geen staffel of glijdende schaal wordt afgesproken, waardoor de rechter een streep zet door de terugbetalingsverplichting van de werknemer.

Zo ook recent de kantonrechter Nijmegen in een zaak waarin zowel in de opleidingsregeling als in de arbeidsovereenkomst tussen een nagelstudio en de werkneemster een studiekostenbeding was opgenomen. De kantonrechter somt eerst op waaraan het studiekostenbeding, dat niet specifiek geregeld is in de wet, moet voldoen:

– de terugbetalingsverplichting dient te verminderen naar evenredigheid met het voortduren van de arbeidsovereenkomst na afronding van de opleiding (de glijdende schaal);

– de terugbetalingsregeling moet aan de werknemer duidelijk zijn uiteengezet;

– de redelijkheid en billijkheid kunnen meebrengen dat de werkgever zich daar niet op kan beroepen onder bepaalde omstandigheden.

Vervolgens overweegt de kantonrechter dat ook bijzondere wettelijke bepalingen, zoals die van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML), aan een studiekostenregeling tussen partijen wettelijke grenzen kan stellen. Daarnaast kan in het kader van artikel 7:611 BW meewegen of de arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd geldt. Als het beding is opgenomen in een overeenkomst voor bepaalde tijd is de kans op nadelige effecten immers groter en mag van een goed werkgever worden verlangd dat deze de werknemer expliciet wijst op de nadelige effecten van het beding, aldus de kantonrechter. De kantonrechter oordeelt dan ook dat het studiekostenbeding van de nagelstudio niet in overeenstemming is met de door de Hoge Raad in 1983 en 1987 gegeven criteria. In het beding was namelijk geen glijdende schaal opgenomen, waarbij de terugbetalingsverplichting naar evenredigheid vermindert met het voortduren van de arbeidsovereenkomst. Daarbij komt nog, aldus de kantonrechter, dat in het beding geen rekening wordt gehouden met de wettelijke beperkingen die de WML aan de terugbetaling stelt. Dit zie je ook daadwerkelijk terug in deze zaak omdat werkgever de gevorderde studiekosten heeft verrekend met het aan werknemer toekomende loon, waardoor zij in het geheel geen inkomsten heeft gehad over de maand november 2019. Dit is dus in strijd met de WML. Kortom, het studiekostenbeding is niet rechtsgeldig en de nagelstudio mag daarom van de kantonrechter de opleidingskosten niet verrekenen met het verschuldigde loon.

Wilt u als werkgever achteraf niet voor vervelende verrassingen komen te staan als het om de terugbetaling van studiekosten gaat? Zorg er dan voor dat u een studiekostenbeding hebt dat de toets van de rechter kan doorstaan! Wij controleren dit graag voor u.